BAB IV ANALISA SISTEM
A. Analisa Sistem
Analisis
sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Atau secara
lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap
analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting,
karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap
selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan
kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
Langkah
langkah analisis sistem
Di
dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan
oleh analis sistem :
1. Identify,
yaitu mengidentifikasi masalah.
Mengidentifikasi
(mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari
sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem,
langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi
terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus
dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
Ø Mengidentifikasi
penyebab masalah.
Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi
setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul
dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.
Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.
Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu
diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil
tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat
mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak
akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau
kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat
mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan
mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan
membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan
mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan
pekerjaan analisis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat
diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran
yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat.
Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai
menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus
membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah.
Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang
terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen
atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari
tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ?, mengapa jalannya mobil
tersendatsendat?, jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak
sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan
meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab
terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena persediaan
di gudang telalu banyak (over stock) dan pembelian barang tidak ekonomis.
Ø Mengidentifikasi
titik keputusan.
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat
diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab
masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya
tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini
adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi
lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak
sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu
terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik
keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses
pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator.
Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua
komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik
keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat
mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka
dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar
identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan
alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini
dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan
buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik
keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna.
Ø Mengidentifikasi
personil-personil kunci.
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat
diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu
diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang
tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil
kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di
perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description).
2. Understand,
yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah
memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan
mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk
mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan
cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah
dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah
penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem,
penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana
operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis
permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai
sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu
dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara,
observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Langkah
kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu
dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :
Ø Menentukan
jenis penelitian.
Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan
terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang
akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan
sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin
diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan
sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem.
Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan
untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu.
Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan
untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.
Ø Merencanakan
jadwal penelitian
Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik
keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh
beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan
bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka
jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
1) dimana
penelitian akan dilakukan;
2) apa
dan siapa yang akan diteliti;
3) siapa
yang akan meneliti;
4) kapan
penelitian dilakukan.
Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya
dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk
wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari :
a) tanggal
wawancara akan dilakukan;
b) jam
wawancara untuk tiap-tiap harinya;
c) yang
melakukan wawancara;
d) yang
diwawancarai;
e) lokasi
letak wawancara akan dilakukan;
f) topik
dari wawancara yang akan dilakukan.
Sama
halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang
akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan
jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.
Ø Membuat
penugasan penelitian
Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat,
maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian
telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan
kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran
kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak
dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau
manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang
bersangkutan.
Ø Membuat
agenda wawancara
Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih
bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu.
Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara
berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda
wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan
dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada
waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.
Ø Mengumpulkan
hasil penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian
harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil
penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a) Membantu
kelengkapan (aid to completeness)
Dengan
digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang
belum terkumpul akan terlihat.
b) Membantu
analisis (aid to analysis)
Data
yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah
dipahami dan dianalisis
c) Membantu
komunikasi (aid to communication)
Formulir-formulir
standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan
efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi
antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem
d) Membantu
pelatihan (aid to training)
Pelatihan
akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara
tertulis.
e) Membantu
keamanan (aid to security)
Dokumentasi
yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung
yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil.
Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada
perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat
mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi,
perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.
Fakta-fakta
yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai
berikut ini :
1. Waktu
untuk melakukan suatu kegiatan Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi
yang dilakukan pada suatu kegiatan.
2. Kesalahan-kesalahan
melakukan kegiatan di sistem lama
3. Pengambilan
sampel.
4. Formulir-formulir
dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.
5. Elemen-elemen
data.
6. Teknologi
yang digunakan di sistem lama.
7. Kebutuhan
- kebutuhan informasi pemakai sistem atau manajemen
3. Analyze,
yaitu menganalisis sistem.
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah
diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil
penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru.
Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba
untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.
Menganalisis
Kelemahan Sistem
Analis
sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban
apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan
untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :
1. Apa
yang dikerjakan ?
2. Bagaimana
mengerjakannya ?
3. Siapa
yang mengerjakannya ?
4. Dimana
dikerjakannya ?
Menganalisis
kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
1. Mengapa
dikerjakan ?
2. Perlukah
dikerjakan ?
3. Apakah
telah dikerjakan dengan baik ?
Tentu
saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil
penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di
atas.
Sebagai
tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih
diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat
diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan
efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan
kriteria penilaian sebagai berikut :
1. Relevance
(sesuai kebutuhan)
2. Capacity
(kapasitas dari sistem)
3. Efficiency
(efisiensi dari sistem)
4. Timeliness
(ketepatan waktu menghasilkan informasi)
5. Accessibility
(kemudahan akses)
6. Flexibility
(keluwesan sistem)
7. Accuracy
(ketepatan nilai dari informasi)
8. Reliability
(keandalan sistem)
9. Security
(keamanan dari sistem)
10. Economy
(nilai ekonomis dari sistem)
11. Simplicity
(kemudahan sistem digunakan)
Berdasarkan
pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan
dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan
dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.
Menganalisis
Distribusi Pekerjaan
Distribusi
dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit
organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis
distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
1. Apakah
tugas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan
jelas ?
2. Apakah
tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing masing
personil dan unit-unit organisasi ?
Dengan
mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil
mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus
dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.
Menganalisis
Pengukuran Pekerjaan
Untuk
menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab
pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
1. produktifitas
karyawan memuaskan ?
2. apakah
unit - unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga
arus data dengan lancar ?
3. apakah
masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?
4. apakah
terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?
5. seberapa
perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?
6. apakah
tedapat operasi yang menghambat arus data ?
7. apakah
volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?
8. apakah
terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?
Menganalisis
Keandalan
Keandalan
menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan.
Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk
menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan
berikut :
1. Apakah
jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?
2. Apakah
operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
Menganalisis
Dokumen
Untuk
menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan
menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
Ø seberapa
perlu dokumen-dokumen yang ada ?
Ø apakah
masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang
efektif ?
Ø apakah
tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?
Menganalisis
Laporan
Untuk
menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan
dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
Ø dapatkah
laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumendokumen yang ada
?
Ø apakah
terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?
Menganalisis Teknologi
Untuk
menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan
dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
Ø apakah
fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas
lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan
yang berarti ?
v Menganalisis
Kebutuhan Informasi Pemakai atau Manajemen
Walaupun
menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi
merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain
dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem
informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya
perlu dianalisis.
4. Report,
yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah proses analisis sistem ini selesai
dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat
laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe
(komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke
manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai
sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh
analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan
laporan ini kepada manajemen adalah :
Ø pelaporan
bahwa analisis telah selesai dilakukan
Ø meluruskan
kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis
sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
Ø meminta
pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.
Ø meminta
persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat
berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila
dipandang tidak layak lagi).
0 komentar:
Posting Komentar