BAB I KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
1.
KONSEP DASAR SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian lain dari
system adalah seperangkat unsur-unsur dari manusia, alat, konsep dan prosedur
untuk maksud dan tujuan yang sama.
·
DEFINISI SISTEM
Terdapat dua kelompok pendekatan
didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.2Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.2Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
2. KONSEP DASAR INFORMASI
Berapa
banyak informasi yang diberikan oleh sebuah sistem informasi? Belum ada metode
untuk mengukur informasi dalam sebuah sistem dan kerumitan informasi tidak
memungkinkan adanya suatu rumus atau logaritma untuk menghitung isinya. Konsep
Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum. Informasi
dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi,
dan lain sebagainya.
3. KONSEP DASAR SISTEM
INFORMASI
Dari segi Etimologi, kata sistem
sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa
Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu
sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan
merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, bahwa
sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja
bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur
yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur
tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak
dapat lagi kita sebut suatu sistem.
Ada beberapa definisi dari sistem menurut para
ahli, yaitu:
1. Dalam kamus Besar bahasa Indonesia (1989) sudah
dijelaskan bahwa Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan
dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan.
2. Mcleod (2004) mengatakan bahwa sistem adalah
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk
mencapai tujuan.
3. Buckley menjelaskan bahwa Sistem adalah suatu
kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling
ketergantungan diantara bagian-bagiannya.
4. H. Kerzner mengutarakan Sistem adalah sekelompok
komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human)
yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut
dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama
atau hasil akhir.
5. Menurut Ludwig Von Bartalanfy, Sistem merupakan
seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara
unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
6. Menurut Anatol Raporot, Sistem adalah suatu
kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
7. Menurut L. Ackof, Sistem adalah setiap kesatuan
secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan
saling tergantung satu sama lainnya.
A.
SYARAT-SYARAT SISTEM
1. Sistem
harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2. Elemen
sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya
hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur
dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada
elemen sistem.
5. Tujuan
organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
B.
KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :
1. Komponen (components), Terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana
setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan.
2. Batas sistem (boundary), Merupakan daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan
luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem
tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environments),
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang
menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan
hidup sistem.
4. Penghubung (interface), Merupakan media
penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu
subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui
penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan
subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Masukan (input), Adalah energi yang
dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah
energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal
adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam
sistem komputer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6. Keluaran (output), Adalah hasil dari energi
yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah (process). Suatu sistem dapat mempunyai
suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem
produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi
keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi
menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh
manajemen.
8. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal),
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila
bila mengenai sasaran atau tujuannya.
C.
KARAKTER SISTEM
INFORMASI
1. sistem informsi memiliki komponen yang berupa
subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem
informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output.
Contoh inputadalah salesman memasukan data
penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan
pekerjaan input dengan menggunakan hardware keyboard dan
menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang
sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.
2. ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup
yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan garis batas lingkup kerja
sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan
sistem informasi lainnya.
3. tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus
ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah
informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang
berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem
informasi, hal ini turut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem
informasi.
D.
JENIS SISTEM
INFORMASI
1. Sistem Temu Kembali Informasi (Information
Retrieval System – IRS). Sistem Temu Kembali Informasi merupakan
sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan
pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses
terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu
kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses
terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan
apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query.
Pengguna Sistem Temu Kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan
informasi yang berbeda-beda.
2. Sistem Manajemen Basis Data (Data Base
Management System – DBMS). Sistem Manajemen Basis Data merupakan
sistem yang didesain untuk memanipulasi dan mengurus basis data. Data yang
tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk unsur-unsur data yang
spesifik dan tersimpan dalam tabel-tabel. Setiap satuan data, atau
disebut record(cantuman) terdiri dari ruas-ruas (fields)
yang berisi nilai yang menunjukkan karakteristik yang spesifik atau atribut
yang mengidentifikasikan satuan data yang dimaksud. Proses yang berkaitan
dengan manajemen basis data meliputi penyimpanan, temu kembali, updating atau deletion,
proteksi dari kerusakan, dan kadang-kadang mencakup transmisi data. Output
dapat mengandung record individual, sebagian record,
tabel, atau bentuk susunan data yang lain dari basis data. Informasi yang
ditemukan berisi cantuman-cantuman yang pasti sesuai dengan permintaan.
3. Sistem Informasi Manajemen (Management
Information System – MIS). Sistem Informasi Manajemen adalah sistem
yang didesain untuk kebutuhan manajemen yaitu mendukung fungsi-fungsi dan
aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Oleh karena itu, jenis data dan
fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support
System – DSS). Sistem Pendukung Keputusan menggambarkan
operasi-operasi spesifik dalam satuan-satuan informasi yang homogen.
5. Sistem Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligent
System – AI). Tabel berikut memberikan perbandingan antara Sistem Temu
Kembali Informasi, Sistem Manajemen Basis Data dan Sistem Kecerdasan Buatan
seperti yang dikemukakan oleh Frakes dan Baeza-Yates (1992).
|
Objek Data
|
Fungsi
|
Ukuran Basis Data
|
|
|
IRS
|
Dokumen
|
Temu-kembali
(probabilistik)
|
Kecil –
besar
|
|
DBMS
|
Tabel
|
Temu-kembali
(deterministik)
|
Kecil –
besar
|
|
AI
|
Pernyataan
logika
|
Inferensia
|
Kecil0
|
Perbedaan pertama
terletak pada data objek masing-masing sistem informasi. Dokumen, pada umumnya
tekstual, sebagai objek data pada Sistem Temu Kembali Informasi biasanya tidak
terstruktur seperti tabel yang menjadi objek data pada Sistem Manajemen Basis
Data, sedangkan pernyataan logika yang menjadi objek data pada Sistem
Kecerdasan Buatan merupakan struktur yang dibangun berdasarkan jaringan
semantik.
Perbedaan lain terletak pada fungsi operasinya. Temu kembali pada
Sistem Temu Kembali Informasi bersifat probabilistik, sedang temu kembali pada
Sistem Manajemen Basis Data bersifat deterministik. Dalam pencarian informasi
menggunakan Sistem Temu Kembali Informasi dengan pertanyaan (query)
tertentu dapat ditemukan sejumlah dokumen. Akan tetapi tidak dapat dipastikan
bahwa dokumen yang ditemukan relevan dengan informasi yang diinginkan oleh
pengguna. Ada kemungkinan dokumen yang ditemukan tidak relevan dan/atau dokumen
yang relevan justru tidak ditemukan. Sementara itu dalam pencarian informasi
menggunakan Sistem Manajemen Basis Data, bila pertanyaan (query) sesuai
dengan nilai atribut yang ada dalam basis data maka akan ditemukan record yang
relevan, dan bila pertanyaan (query) tidak sesuai dengan nilai atribut
yang ada dalam basis data maka tidak akan ditemukan record informasi apapun.
